1 ปัจจัยพื้นฐานที่ควรจะพิจารณาในการเลือกใช้โปรแกรมทางการบัญชีให้เหมาะสมกับองค์กร
โปรแกรมบัญชีที่มีขายอยู่ในประเทศไทยตอนนี้มีอยู่หลายชนิด ตั้งแต่ประเภทที่รองรับการบันทึกบัญชีและทำงบการเงินเพียงอย่างเดียว (ระบบ GL), ประเภทที่เป็น integrated accounting system คือ เอาระบบการขาย ออกใบกำกับสินค้า ฯลฯ มาเชื่อมกับระบบบัญชีและบันทึกบัญชีโดยอัตโนมัติ ไปจนถึงระบบซอฟแวร์บัญชีขนาดใหญ่ที่ครอบคลุมฟังก์ชั่นการวางแผนทรัพยากรขององค์กร (ERP) ไว้ด้วย
การเลือกใช้งานโปรแกรมรูปแบบใดนั้นต้องพิจารณาจากความต้องการของธุรกิจเป็นหลัก เช่น ต้องการความสามารถหรือฟังก์ชั่นการทำงานแบบใดบ้าง ต้องการระบบที่เป็นแบบ Online (ผ่าน internet/intranet) หรือเป็นแบบ stand alone รันบน PC เครื่องเดียว เป็นต้น นอกจากนี้ยังอาจพิจารณาจากปัจจัยต่อไปนี้
โปรแกรมบัญชีที่มีขายอยู่ในประเทศไทยตอนนี้มีอยู่หลายชนิด ตั้งแต่ประเภทที่รองรับการบันทึกบัญชีและทำงบการเงินเพียงอย่างเดียว (ระบบ GL), ประเภทที่เป็น integrated accounting system คือ เอาระบบการขาย ออกใบกำกับสินค้า ฯลฯ มาเชื่อมกับระบบบัญชีและบันทึกบัญชีโดยอัตโนมัติ ไปจนถึงระบบซอฟแวร์บัญชีขนาดใหญ่ที่ครอบคลุมฟังก์ชั่นการวางแผนทรัพยากรขององค์กร (ERP) ไว้ด้วย
การเลือกใช้งานโปรแกรมรูปแบบใดนั้นต้องพิจารณาจากความต้องการของธุรกิจเป็นหลัก เช่น ต้องการความสามารถหรือฟังก์ชั่นการทำงานแบบใดบ้าง ต้องการระบบที่เป็นแบบ Online (ผ่าน internet/intranet) หรือเป็นแบบ stand alone รันบน PC เครื่องเดียว เป็นต้น นอกจากนี้ยังอาจพิจารณาจากปัจจัยต่อไปนี้
k;lkl
|
ERP
|
Integrated accounting systems
|
ระบบ GL
|
1.
ราคา
|
สูง
|
ปานกลาง
|
ต่ำ
|
2.
ความซับซ้อนในการติดตั้งและนำมาใช้งาน
|
ต้องมีการ customize โดยผู้มีความชำนาญก่อนจึงสามารถใช้งานได้เต็มประสิทธิภาพ
|
ต้อง customize ก่อนบ้าง
บางครั้งอาจไม่ต้อง customize เลย
|
Install
แล้วใช้ได้เลย
|
3. Hardware
requirement
|
สูง
|
ปานกลาง/ต่ำ
|
ต่ำ
|
4. ความยุ่งยากในการใช้งาน
|
มีความยุ่งยาก ต้อง train พนักงานก่อนจึงสามารถใช้ระบบได้ถูกต้อง
|
ผู้ติดตั้งระบบแนะนำการใช้งานเบื้องต้นและศึกษาวิธีใช้งานจากคู่มือเพิ่มเติม
|
ศึกษาวิธีใช้งานจากคู่มือด้วยตนเอง
|
5.การบำรุงรักษาหลังจากที่ซอฟแวร์ถูกนำมาใช้แล้ว
|
มีค่าใช้จ่ายสูงทั้งด้านการ upgrade ซอฟแวร์
และการดูแลเครื่อง server
|
มีค่าใช้จ่ายพอสมควรหากต้องการ upgrade เป็น
version ใหม่
|
ไม่ค่อยมีการบำรุงรักษา หากต้องการ upgrade มักติดตั้งโปรแกรมใหม่แทนเลยเนื่องจากราคาต่ำ
|
2 การจัดหาโปรแกรมทางการบัญชี
องค์กรแต่ละแห่งสามารถพัฒนาโปรแกรมทางการบัญชีขึ้นมาเองหรือจะซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปจากบริษัทผู้ผลิตโปรแกรมโดยเฉพาะก็เป็นได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและทรัพยากรที่มีอยู่ของแต่ละองค์กร ตารางต่อไปนี้จะแสดงถึงข้อแตกต่างระหว่าง 2 ทางเลือกในการจัดหาโปรแกรมทางการบัญชี
องค์กรแต่ละแห่งสามารถพัฒนาโปรแกรมทางการบัญชีขึ้นมาเองหรือจะซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปจากบริษัทผู้ผลิตโปรแกรมโดยเฉพาะก็เป็นได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและทรัพยากรที่มีอยู่ของแต่ละองค์กร ตารางต่อไปนี้จะแสดงถึงข้อแตกต่างระหว่าง 2 ทางเลือกในการจัดหาโปรแกรมทางการบัญชี
พัฒนาใช้เอง
|
ซื้อสำเร็จรูปจากภายนอก
(Package) |
|
คุณภาพ
|
มั่นใจในคุณภาพ
|
ความสามารถของโปรแกรมอาจไม่ตรงกับลักษณะของธุรกิจ ทำให้ไม่ได้คุณภาพตามต้องการ
|
การฝึกอบรมและบำรุงรักษา
|
ต้องฝึกอบรมการใช้งานและบำรุงรักษาเอง
|
บริษัทผู้ขายจัดฝึกอบรมและบำรุงรักษา
|
โปรแกรมเมอร์
|
ต้องจ้างโปรแกรมเมอร์มาเขียนโปรแกรม
|
ไม่ต้องจ้างโปรแกรมเมอร์
|
ตรงตามความต้องการ
|
ละเอียด ตรงตามความต้องการ
|
เป็นมาตรฐาน อาจต้องมีการแก้ไข ความละเอียดขึ้นอยู่กับราคา
|
ต้นทุน
|
ต้นทุนสูงและยากในการประมาณการล่วงหน้า
|
ต้นทุนต่ำและประมาณการล่วงหน้าได้
|
ระยะเวลา
|
ใช้เวลาในการพัฒนานาน
|
ซื้อเมื่อต้องการ
|
เข้ากันได้กับระบบงาน
|
ออกแบบเพื่อให้เข้ากับระบบงานได้ดี
|
ต้องเลือกประเภทและชนิดที่เข้ากับระบบงานได้มากที่สุด
|
หาได้ในท้องตลาด
|
ไม่มีจำหน่ายในท้องตลาด
|
มีจำหน่ายในท้องตลาด ราคาอยู่ในระดับที่สามารถซื้อขายได้
|
2.1โปรแกรมที่พัฒนาขึ้นมาใช้งานเอง
ข้อดี – ตรงกับความต้องการของผู้ใช้มีความยืดหยุ่นสูง
ข้อเสีย – ลงทุนสูง, ใช้เวลาในการพัฒนานาน, โอกาสพัฒนาไม่สำเร็จมีสูง ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงทีมงาน
2.2โปรแกรมสำเร็จรูป (Package)
ข้อดี – สามารถใช้งานได้ทันทีเมื่อทำการติดตั้งสำเร็จ, ราคาถูกกว่าพัฒนาโปรแกรมใช้เองมาก
ข้อเสีย – ไม่มีความยืดหยุ่น, ไม่รับ Modify ให้กับลูกค้า
2.3โปรแกรมที่เป็นกึ่ง Package
เป็นการแก้ปัญหาของโปรแกรมทั้งสองประเภทที่ได้กล่าวมาแล้ว เมื่อมีโปรแกรมเป็นชุดมาตรฐาน แล้วสามรถนำมา Modify ให้เข้ากับงานของท่านได้โดยเสียค่าใช้จ่ายไม่สูงมาก
ข้อดี – ตรงกับความต้องการของผู้ใช้มีความยืดหยุ่นสูง
ข้อเสีย – ลงทุนสูง, ใช้เวลาในการพัฒนานาน, โอกาสพัฒนาไม่สำเร็จมีสูง ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงทีมงาน
2.2โปรแกรมสำเร็จรูป (Package)
ข้อดี – สามารถใช้งานได้ทันทีเมื่อทำการติดตั้งสำเร็จ, ราคาถูกกว่าพัฒนาโปรแกรมใช้เองมาก
ข้อเสีย – ไม่มีความยืดหยุ่น, ไม่รับ Modify ให้กับลูกค้า
2.3โปรแกรมที่เป็นกึ่ง Package
เป็นการแก้ปัญหาของโปรแกรมทั้งสองประเภทที่ได้กล่าวมาแล้ว เมื่อมีโปรแกรมเป็นชุดมาตรฐาน แล้วสามรถนำมา Modify ให้เข้ากับงานของท่านได้โดยเสียค่าใช้จ่ายไม่สูงมาก
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น