ทำไมผู้บริหารต้องให้ความสำคัญกับการเลือกซื้อโปรแกรมทางการบัญชี
- 4.1 ต้องคุ้มกับเงินที่ลงทุน
สิ่งที่สำคัญในการเลือกซื้อโปรแกรมราคาไม่ใช่ประเด็นสำคัญที่สุด โปรแกรมถูกอาจไม่คุ้มกับเงินที่ลงทุน
โปรแกรมราคาแพงอาจคุ้มกับเงินที่ลงทุนก็ได้ ต้องเปรียบเทียบอย่างละเอียดว่าซื้อโปรแกรมราคาถูกกับราคาแพงอย่างไหนจะคุ้มกว่ากันต้องพิจารณาในหลายๆ
ประเด็น เข่น คุณภาพของโปรแกรม การบริการหลังการขาย ความยืดหยุ่น
ประหยัดกำลังคน สนองความต้องการข้อมูลของผู้บริหารได้ถูกต้อง รวดเร็ว แม่นยำ
เป็นต้น ขณะเดียวกันโปรแกรมที่ราคาแพงก็รับประกันไม่ได้ว่าจะดีมีคุณภาพเสมอไป
- 4.2 โปรแกรมไม่มีคุณภาพค่าใช้จ่ายเพิ่มในระยะยาว
มีบริษัทจำนวนไม่น้อยที่ใช้โปรแกรมแล้วไม่ได้เป็นการลดค่าใช้จ่ายภายในองค์กรเลย
เพราะโปรแกรมที่ใช้มีความยุ่งยากในการใช้งาน ไม่ยืดหยุ่น สร้างปัญหาให้กับผู้ใช้งานอยู่ตลอดเวลา
ผู้บริหารควรสังเกตว่าการลงทุนทางด้านไอทีในระยะเริ่มต้นค่าใช้จ่ายจะสูง แต่นานวันเข้าค่าใช้จ่ายจะลดลงเรื่อยๆ
ผิดกับการลงทุนทางด้านบุคคลากร ช่วงเบื้องต้นค่าใช้จ่ายอาจจะไม่สูงแต่นานวันค่าใช้จ่ายจะเพิ่มขึ้นเป็นเงาตามตัว
- 4.3 จะได้ไม่ต้องซื้อซ้ำ
หลายบริษัทมีประสบการณ์ในการซื้อโปรแกรมระบบเดิมๆ
ซ้ำแล้วซ้ำอีก เหตุผลเพียงเพราะว่าไม่ได้พิจารณาอย่างละเอียดก่อนจะซื้อ ทำให้ใช้งานไปแล้วมีปัญหาต้องหาโปรแกรมใหม่ๆ
อยู่ตลอดเวลา เสียเวลาและค่าใช้จ่ายจำนวนมาก
- 4.4 คนทำงานจะได้ไม่เกิดความเบื่อหน่ายในการทำงาน
มีพนักงานบัญชีจำนวนไม่น้อยที่เกิดความเบื่อหน่ายในการทำงาน
เพราะว่าติดปัญหากับโปรแกรมที่นำมาใช้ไม่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้
ทำให้พนักงานทำงานไม่ได้ประสิทธิภาพและประสิทธิผล บางครั้งเป็นการทนใช้ไปก่อนรอการเปลี่ยนแปลงภายหลัง
นานวันเข้าแก้ปัญหาหนักๆ ไม่ได้ก็ต้องลาออก
ทำให้เสียต้นทุนในเรื่องบุคลากรอีก
- 4.5 การเลือกซื้อโปรแกรมไม่ได้เป็นหน้าที่ของฝ่ายบัญชีฝ่ายเดียว
จะเห็นว่าโปรแกรมระบบบัญชีเกี่ยวข้องกับหลายหน่วยงาน เช่น
- ระบบใบเสนอราคา, ใบสั่งจอง, ใบสั่งขาย, เกี่ยวข้องกับฝ่ายขาย
- ระบบใบขอซื้อ(PR), ใบสั่งซื้อ(
- ระบบลูกหนี้(AR) เกี่ยวข้องกับฝ่ายบัญชี, ฝ่ายสินเชื่อ
- ระบบเจ้าหนี้(AP) เกี่ยวข้องกับฝ่ายบัญชี
- ระบบสินค้าคงคลัง(IC) เกี่ยวข้องกับฝ่ายคลัง, ฝ่ายบัญชี
- ระบบบัญชีแยกประเภท(GL) เกี่ยงข้องกับฝ่ายบัญชี, ฝ่ายการเงิน
- ระบบเช็ค(CQ) เกี่ยวข้องกับฝ่าย
- 4.6 โปรแกรมของคุณต้องพร้อมเสมอเพื่อรองรับอนาคต
ซอฟแวร์ที่คุณซื้อต้องสามารถรองรับความต้องการทั้งในวันนี้และอนาคต
การทำธุรกิจทาง E-commerce จะต้องใช้ Database ที่มีคุณภาพ Database ที่ดีจะต้องมาจากโปรแกรมทีมีคุณภาพเท่านั้น
- 4.7 บริษัทที่จำหน่ายโปรแกรม
Modify
โปรแกรมให้เข้ากับงานของคุณหรือไม่
มีบริษัทเป็นจำนวนมาก ตอนที่เลือกซื้อโปรแกรมมักจะไม่คำนึงถึงหัวข้อนี้ ต่อมาภายหลังมีความต้องการความสามารถของโปรแกรมเพิ่มขึ้นแต่โปรแกรมเดิมไม่สามารถรองรับงานได้
จำเป็นต้องเลิกใช้ทำให้ระบบงานหยุดชะงัก ต้องเริ่มต้นงานใหม่อยู่ตลอดเวลา ขาดความต่อเนื่องในการทำงาน
ในการพัฒนางานให้มีประสิทธิภาพ
- 4.8 มีการบริการหลังการขายอย่างไรบ้าง นอกเหนือจากโปรแกรมที่มีคุณภาพแล้วสิ่งหนึ่งที่ควรพิจารณาเป็นอย่างยิ่งคือ การบริการหลังการขาย การขายโปรแกรมที่จริงแล้วเป็นการขายบริการมากกว่าตัวโปรแกรมเหมือนกับนามธรรม รูปธรรมคือโปรแกรมต้องสามารถใช้งานได้
ใช้ได้หรือไม่ได้อยู่ที่การบริการเป็นหลัก มีทีมงานไว้คอยบริการลูกค้า
ไม่ใช่เมื่อ 10ปีที่แล้วก็เป็นโปรแกรมบน Dos ขณะนี้ก็เป็นระบบ
Dos แถมยังไม่มีการUpgrade
ความสามารถอะไรใหม่ๆ ให้กับลูกค้าเลย ส่วนความมั่นคงขององค์กรที่จำหน่ายโปรแกรมก็มีความสำคัญไม่น้อย ท่านจะทราบได้อย่างไรว่าโปรแกรมที่ท่านเลือกใช้อยู่ในปัจจุบันนี้
บริษัทฯ ที่จำหน่ายให้กับท่านจะอยู่บริการท่านต่อไปหรือไม่ มีบางบริษัทได้ตัดสินใจจ้างโปรแกรมเมอร์อิสระพัฒนาโปรแกรมให้ใช้พัฒนาจบส่งมอบงานเสร็จ ไม่ทราบว่าคนพัฒนาไปอยู่ที่ไหนตามตัวมาแก้ปัญหาก็ยาก ค่าจ้างก็สูงมากหรือไม่ก็อาจจะไม่รับทำงานให้เลย ทำให้บริษัทต้องเริ่มต้นใหม่อยู่ตลอด
เสียเวลา เสียค่าใช้จ่าย
เสียโอกาสทางธุรกิจเป็นจำนวนมาก
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น